Het is half oktober en de eerste incassoronde van het stookseizoen is net verwerkt. Tussen de geweigerde incasso's staan de namen die je verwacht, maar ook een paar huurders die nog nooit een termijn hebben gemist. Het voorschot is deze maand omhoog gegaan, de energierekening ook, en ergens achter zo'n geweigerde incasso zit iemand die voor het eerst moest kiezen welke rekening kon wachten.
Je weet hoe dit verdergaat als je niets doet. Eén gemiste termijn wordt er twee, de standaardbrief met het formele toontje blijft ongeopend liggen, en in februari heb je een dossier, een deurwaarder en een huurder die de telefoon niet meer opneemt.
Dat patroon is geen pech, het is de statistiek van de sector. Volgens de Corporatiemonitor huurschulden en huisuitzettingen van Aedes hadden ongeveer 140.000 corporatiehuurders in 2024 een huurachterstand, samen goed voor zo'n 180 miljoen euro. Het belangrijkste cijfer staat daarachter: ongeveer 70 procent van die huurders had een achterstand van één of twee maanden. Vrijwel je hele achterstandenlijst zit dus in de fase waar vroegsignalering van huurachterstand voor bedoeld is, de fase waarin een gesprek nog meer uithaalt dan een procedure.
Vroegsignalering van huurachterstand: wat de wet van je vraagt
Sinds de gewijzigde Wet gemeentelijke schuldhulpverlening ben je als verhuurder verplicht een beginnende huurachterstand door te geven aan de gemeente. Rijksoverheid beschrijft wat daaraan vooraf moet gaan: je hebt minimaal één schriftelijke betalingsherinnering gestuurd, je hebt geprobeerd persoonlijk contact te krijgen met de huurder, je hebt gewezen op de mogelijkheden voor schuldhulp en je hebt aangeboden de gegevens door te geven aan de gemeente. Maakt de huurder bezwaar tegen dat doorgeven, dan mag je niet melden.
Veel beheerders behandelen die stappen als een afvinklijst op weg naar het incassotraject. Herinnering verstuurd, belpoging gelogd, melding gedaan, door naar de volgende. Dat is zonde, want de volgorde die de wet voorschrijft is precies de volgorde die werkt: eerst herinneren, dan echt contact, dan pas opschalen. De wetgever heeft je werkproces eigenlijk al ontworpen.
Reken niet op de gemeente als vangnet
De verleiding is groot om vroegsignalering te zien als een doorgeefluik: jij meldt, de gemeente helpt. De praktijk is anders. Gemeenten ontvingen in 2025 ruim een miljoen signalen over betalingsachterstanden, en uit de Divosa-cijfers die de NOS aanhaalt blijkt dat maar ongeveer één op de vijf contactpogingen van gemeenten slaagt. Er is te weinig capaciteit om iedereen te bellen, laat staan om aan de deur te komen.
In diezelfde cijfers zit het inzicht waar jij wél iets mee kunt: 62 procent van de mensen reageert op een telefoontje, tegenover 7 procent op een brief of mail. Jouw eerste herinnering is dus geen voorportaal van het echte werk. Het is het echte werk. Jij hebt het telefoonnummer, de betaalhistorie en vaak al jaren contact over reparaties en servicekosten. De gemeente begint bij nul.
Maak van de eerste herinnering een gesprek
Hoe die eerste herinnering klinkt, bepaalt wat erna mogelijk is. Een brief die opent met "wij constateren een betalingsachterstand" zet de huurder in de verdedigingsstand. Een telefoontje dat begint met de vraag of er iets veranderd is, houdt de deur open. Je hoeft niet soft te zijn, je moet bereikbaar zijn: het verschil tussen "betaal binnen zeven dagen" en "wat is er nodig om dit op te lossen" is het verschil tussen 7 en 62 procent respons.
Drie dingen die in de praktijk het verschil maken:
- Bel binnen een week na de gemiste termijn. Hoe korter de achterstand, hoe kleiner de schaamte en hoe groter de kans op echt contact.
- Bied de betalingsregeling actief aan. Corporaties spraken er in 2024 met ruim 100.000 huishoudens één af. Een regeling die je zelf voorstelt voelt als hulp; een regeling waar de huurder om moet vragen voelt als een gunst.
- Leg elk contactmoment vast. Niet alleen omdat de meldroute naar de gemeente erom vraagt, maar omdat de collega die over drie weken belt moet weten wat er al is besproken.
De huurders achter de geweigerde incasso's van oktober bellen je niet uit zichzelf. De vraag is alleen wie hen als eerste spreekt: jij, met een vraag en een regeling, of de deurwaarder in februari. De cijfers laten zien dat dat eerste telefoontje het goedkoopste moment van het hele traject is.
